Définir des objectifs SMART
Réflexion primordiale avant de commencer l’organisation d’un évènement, il s’agit d’être capable de répondre à ces 5 critères :
Spécifique : fixer de vrais chiffres avec de vrais délais.
Mesurable : Avoir un objectif traçable.
Atteignable : Travailler avec un objectif difficile, mais possible.
Réaliste : Fixer un objectif cohérent par rapport à ses ressources et ses contraintes.
Temporel : Se donner un délai de réalisation.
Définir le budget
Etape importante dans l’organisation de l’évènement. En effet, une fois le budget défini, il est possible de savoir ce qui est ou non réalisable.
On compte parmi les dépenses principales :
- La location du lieu,
- Le personnel d’accueil
- La restauration
- Le matériel technique
- La scénographie
Définissez la date
La date de l’évènement va permettre de réaliser le rétroplanning de l’évènement. Il faut éviter certaines dates comme les périodes de vacances scolaires, les jours fériés… La date reste toujours un élément clé car il en découle le rétroplanning.
Trouver le lieu
Le lieu doit être en cohérence avec l’ADN de votre événement et ses objectifs. Il doit correspondre également au format souhaité. Il faut prendre en compte les jauges, le nombre de salle exploitable, les dispositions techniques sur place ou encore l’accessibilité au lieu. Ce sont ces éléments qui vont permettre à l’entreprise de faire son choix, il faut donc pas les négliger. Le lieu fait partie intégrante de la réussite d’un évènement !
Prévoir un rétro planning
C’est le document indispensable à la réalisation de l’évènement. En effet, il permet de suivre le projet en regroupant tous ses éléments essentiels. Cela nécessite une méthode de travail rigoureuse car il faut planifier chaque action de manière précise. La réussite d’un évènement est dans le détail !
Définir le rôle de chacun
En interne, il est nécessaire de constituer une équipe dans laquelle chacun connait son rôle et ses missions.
En externe, c’est le moment de sélectionner ses prestataires du type animation, traiteurs, hôtes⸱sse⸱s d’accueil… il faudra leur transmettre un cahier des charges précis pour que leur prestation soit la plus complète possible.
Définir les activités
Il est possible d’envisager des animations pour rendre l’évènement plus attractif et interactif comme des jeux, des spectacles, des activités d’équipe : des animations musicales, gastronomiques, sportives ou manuelles ! On fait de nouveau appel à des prestataires correspondants le mieux attentes du client.
Communiquer autour de l’événement
Ici, tout dépend de son budget et de sa cible. Il est possible d’utiliser plusieurs supports de communication tels que son site internet, les réseaux sociaux, les relations presse, l’affichage… La communication de chaque évènement est différente en fonction de l’objectif de ce dernier.
Demander une rétroaction
Mais un événement ne se termine pas à la fin de sa réalisation ! Il continue de vivre à travers les différents contenus que l’on en tire : retour en images (photos et vidéos), making-of, remerciements, interviews, …
De plus, un bilan est réalisé pour reprendre les objectifs du projet et mesurer l’efficacité de l’évènement. Pour cela, sont définis en amont les KPI (indicateurs de performance) qui vont permettre d’analyser les résultats et savoir si les objectifs ont été atteints !
PORT RAMBAUD vous accueille pour vos événements d’entreprise, soirées, conférences, réunions, séminaires… Notre équipe dédiée s’assurera de la réussite de votre événement.
