La réussite de votre événement dépend en grande partie de ce fameux brief. Eh oui, il est le document de référence sur lequel s’appuie les agences événementielles. Il permet de faire le lien entre vos désirs et les solutions que doit apporter l’agence. Mais qu’est-ce qu’un brief et de quoi est-il composé ? Les réponses sont juste ici !
Le brief, également connu sous le nom de cahier des charges, permet de délimiter toutes les informations nécessaires à votre projet. Il n’a pas de taille arrêtée néanmoins, plus il est complet, plus les agences seront précises dans leurs propositions et répondront au mieux à vos attentes. A travers cet article nous vous délivrons les clés pour adresser un brief complet aux lieux accueillants des événements professionnels tel que PORT RAMBAUD.
1 – Le format de l’événement
Une soirée d’entreprise ? un team building ? un séminaire ? Il est important de définir quel événement vous souhaitez organiser car l’agence vous proposera des espaces en adéquation avec son format.
Vous avez du mal à définir quel format conviendrait le mieux ? Il convient de vous interroger sur un certain nombre de points :
- L’objectif de l’événement (créer du lien ou bien célébrer la fin d’un projet ? )
- La cible (cadres, comité de direction ou service marketing ?)
- Le contexte (réorganisation de la structure ?)
2 – La thématique de l’événement
Sur quel thème portera votre événement ? Le contexte de l’événement permet de répondre en grande partie à cette question. Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant mettre en avant sa démarche RSE. Elle peut organiser un séminaire pour sensibiliser ses collègues à ce sujet autour de la thématique « zéro déchet ». La définition de la thématique permet de coordonner l’ambiance ainsi que le choix des prestataires. Par exemple, le traiteur choisit devra proposer une prestation zéro déchet et la décoration du lieu devra être faite à base de produits recyclés.
3 – Les cibles
Les cibles sont les personnes qui seront conviés à votre événement. Elles représentent un élément capital pour la cohérence du projet. En définissant les cibles, vous saurez quel événement mettre en place pour les atteindre. Si vous souhaitez sensibiliser des collègues plutôt jeunes sur une thématique, il est préférable de mettre en place un format assez dynamique (team building, escape game).
4 – La date adéquate
Le maximum d’invités doit pouvoir être présents le jour-j, c’est pourquoi il faut choisir une date stratégique. Pour la définir vous pouvez vous aider de différents paramètres :
- Le planning de votre entreprise : les événements sont différents en fonction des hiérarchies et des services. Pensez à consulter les différents calendriers.
- L’actualité mondiale : évitez les jours fériés et les événements mondiaux (coupe du monde)
- Les contraintes liées au format de l’événement : si vous prévoyez d’organiser les vœux, il convient bien-sûr de choisir une date en début d’année
5 – Le budget alloué
Le budget est l’enveloppe budgétaire que vous accordez à votre événement. Fournir aux agences un budget leur permet de proposer des prestations en adéquation. Cela évite les allers-retours incessants et permet un gain de temps non négligeable.
Le budget doit être cohérent avec vos envies. Afin de construire un budget le plus réaliste possible, vous pouvez estimer les coûts approximatifs en vous basant sur ce qu’il se fait sur le marché.
6 – Les besoins techniques
Les besoins techniques sont le matériel technologique (micro, enceinte, vidéoprojecteur…) dont vous aurez besoin pour votre événement. Souvent oubliés, ce sont des détails importants qui permettent d’assurer le bon déroulement de votre événement. Les préciser permettra à l’agence de prévoir en amont leur installation mais également de vous indiquer si certains doivent être sous-traités. Il conviendra également de réaliser un certain nombre de tests en amont afin de ne pas mettre en péril l’événement.
Conférence à Port Rambaud
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour adresser un brief détaillé ! N’hésitez pas à contacter les équipes de PORT RAMBAUD pour la réalisation de vos événements.
PORT RAMBAUD vous accueille pour vos événements d’entreprise, soirées, conférences, réunions, séminaires… Notre équipe dédiée s’assurera de la réussite de votre événement.
