Une entreprise, une marque ou une organisation, fait appel à l’évènementiel pour promouvoir sa marque, faire passer un message et marquer les esprits de son client.
L’évènement a un caractère éphémère, c’est pourquoi une programmation riche et une communication très ciblée sont nécessaires.
Comment l’organiser ?
Un évènement grand public s’organise en plusieurs étapes. Il faut définir :
- Les objectifs du projet, c’est-à-dire si l’entreprise a pour but d’améliorer sa notoriété, de promouvoir son image ou de faire passer une information par exemple.
- Le type de projet, le format de l’évènement, son contenu et son fil rouge.
- La date de l’évènement, qui est essentielle pour établir le rétroplanning.
- Le public, la typologie, le nombre de participants…
- Et enfin le budget, ce qui va permettre de savoir ce qui est réalisable
Une fois le projet bien défini, il est nécessaire d’établir un rétroplanning : LE document indispensable à la réalisation de l’évènement. En effet, il permet de suivre le projet en regroupant tous ses éléments essentiels. Cela nécessite une méthode de travail rigoureuse car il faut planifier chaque action de manière précise. La réussite d’un évènement est dans le détail !
Vient ensuite la pré-production de l’évènement. En effet, jusqu’au jour J il faut affiner, créer et valider les contenus.
- Rechercher les prestataires qui interviendront à l’évènement
- Faire l’inventaire de tous les éléments techniques
- En parallèle il faut gérer le planning des livraisons
- Mettre en place le système de sécurité, avec les agents de sécurité, les plans d’interventions s’il y a des règles spécifiques au lieu…
Tous ces éléments seront recensés dans le roadbook, document qui reprend le déroulé de l’évènement de A à Z.
Place enfin à la production : le montage de l’évènement et le règlement des derniers détails et à l’exploitation : l’évènement.
Une fois ce dernier terminé, un bilan est fait pour reprendre les objectifs du projet et mesurer l’efficacité de l’évènement. Pour cela, sont définis en amont les KPI (indicateurs de performance) qui vont permettre d’analyser les résultats et savoir si les objectifs ont été atteints !
La communication
Communiquer sur un évènement est important pour deux raisons :
- Pour amplifier l’événement, créer de la curiosité et de l’intérêt, le promouvoir et lui donner une ampleur plus importante.
- Pour le rendre plus vivant, lui donner un caractère plus dynamique en provoquant des discussions, des interactions et du partage, soit plus d’engagement.
Pour cela, il est primordial d’élaborer en amont une stratégie de contenu efficace. Il faut s’appuyer sur les forces de chaque canal médiatique.
Il est également pertinent de provoquer des interactions avec sa communautés (stories, sondages…), jouer avec des hashtags impactant et faire de la sponsorisation si besoin.
Selon l’évènement, il peut aussi être intéressant de collaborer avec des influenceurs qui collent à l’image du projet.
Mais un événement ne se termine pas à la fin de sa réalisation ! Il continue de vivre à travers les différents contenus que l’on en tire : retour en images (photos et vidéos), making-of, remerciements, interviews, …
Quelles différences avec les évènements B2B ?
Quand il s’agit de rencontres B2B, l’idée est de mettre en relation des professionnels afin de créer des liens professionnels pouvant déboucher sur des collaborations, ou consolider les liens en interne d’une entreprise.
Ces évènements sont pour les entreprises une excellente opportunité de networking ou l’occasion de fédérer leurs collaborateurs.
PORT RAMBAUD vous accueille pour vos événements d’entreprise, soirées, conférences, réunions, séminaires… Notre équipe dédiée s’assurera de la réussite de votre événement.
