Pourquoi les réunions suscitent aussi peu d’engagement chez vos collaborateurs ?

Les réunions et les Français

Réunions inutiles, ennuyantes, participants dissipés, multi-tasking, somnolence… Mais que se passe-t-il au sein de votre entreprise ? Pourquoi vos réunions n’intéressent plus vos employés ?

Pas d’inquiétude si ce phénomène touche votre entreprise car c’est aussi le cas de beaucoup d’autres. Pourtant, les réunions restent indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Et en effet, selon une étude  de OpinionWay de 2017, les salariés français passent en moyenne 4h30 en réunion par semaine. Un temps imparti qui n’est pas toujours très productif car les salariés considèrent qu’à peine plus de la moitié des réunions (52%) sont utiles. Des réunions pas toujours efficientes, mais pourtant inévitables pour les salariés. Effectivement, 75% des répondants ne peuvent décliner une invitation au sein de leur entreprise. Tandis qu’une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision.

Et le résultat de ces réunions à répétition est probant : 44% des salariés utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant leurs réunions. Environ 57% consultent leurs mails, 43% en envoient, 40% travaillent sur d’autres dossiers et 22% consultent internet.

L’étude met aussi en avant le fait que 45% des sondés ne peuvent pas prendre de décision, seuls. Ce qui met bien en exergue la nécessité d’organiser des réunions. C’est pourquoi, il est indispensable de les rendre les plus productives possibles.

Comment rendre les réunions plus participatives ?

Contrairement aux idées reçues, la réussite d’une réunion ne dépend pas uniquement de la qualité de l’orateur. De multiples facteurs sont à prendre en compte comme la méthodologie utilisée pour l’animation de la réunion, l’éclairage ou la température de la pièce. Mais aussi la qualité du matériel, les pauses gourmandes, la durée de la réunion ou la disposition de la salle…

Désigner un animateur

Pour rendre une réunion de travail efficace et constructive, il faut toujours désigner un (ou plusieurs) animateur(s) et établir un ordre du jour. L’animateur devra se charger de rendre le débat interactif et s’assurer que les participants respectent l’ordre du jour. Ainsi la réunion a plus de chance de respecter le temps alloué. De plus, pour une conduite de réunion réussie, l’animateur devra préparer sa réunion en amont.

Il doit:

• choisir les sujets phares à aborder,
• créer des supports visuels,
• établir des techniques d’animation,
• préparer des méthodes de brainstorming originales…

Tout cela, dans le but de motiver et stimuler les participants.

L’animateur gère le débat, le rythme et aussi les prises de paroles. Cependant il est aussi important de donner  l’occasion aux collaborateurs de s’exprimer dès le début de la réunion en posant des questions sur l’avancée des dossiers en cours. Cela permet de délier les langues et d’ouvrir le débat. Bien sûr, il est important de les prévenir quelques jours avant la réunion, pour qu’ils puissent se préparer.

Fixer un cadre et des règles de jeu

Pendant la réunion, il est indispensable d’utiliser un support visuel. En effet, nous n’avons plus besoin de le prouver aujourd’hui, la plupart des individus ont une mémoire à dominante visuelle. Un PowerPoint, un diaporama ou encore un simple paperboard sont donc des éléments à mettre en place à chacune de vos réunions.

Les réunions devront être ponctuées par des pauses, toutes les heures et demie. L’humain est fait ainsi, son attention réelle ne peut dépasser une heure et demie. Au-delà, il devient difficile d’avancer et d’aboutir à une décision concrète.

Pour ne pas risquer de perdre du temps, pensez à prioriser les questions. Celles qui n’ont pas de rapport avec l’ordre du jour devront être traitées en dernier, voire même à la prochaine réunion.

Pour ne pas laisser les collaborateurs se désintéresser, il faut les faire participer, les faire bouger. La méthode du design thinking peut être préconisée pour rendre une réunion plus productive et efficace. (Pour en savoir plus sur le design thinking : https://portrambaud.com/blog/design-thinking-en-entreprise/ )

Après la réunion, il ne faut surtout pas oublier d’élaborer un compte rendu. La personne en charge de la rédaction peut récupérer les prises de notes de chaque participant si besoin. L’idéal est de rédiger ce compte rendu à chaud, juste après la réunion. Il doit être concis et clair, illustré par des tableaux ou encore des infographies. Il doit aussi reprendre l’ordre du jour, les points abordés durant la réunion, les décisions prises, les personnes en charge et les questions en suspens à aborder à la prochaine réunion.

En bref, si tous ces éléments sont présents, que les participants respectent les règles du jeu et si l’animateur rend la réunion interactive… la réunion devrait être réussie.

Changer de lieu, pour maximiser ses chances de succès

Annoncer qu’une réunion professionnelle se déroule en dehors des locaux de l’entreprise suscite beaucoup d’intérêts.  Même s’il s’agit d’un rendez-vous hebdomadaire cela créer la surprise et suscite la curiosité, donc un intérêt. En effet, quand on travaille dans environnement habituel, qui peut être bruyant ou stressant, il est souvent difficile d’organiser des réunions productives. Elles aboutissent que très rarement à des prises de décisions. De plus, on constate que le changement de lieu, et d’habitude, mobilise et améliore la créativité de ses collaborateurs. C’est aussi une belle occasion de faire de nouvelles rencontres professionnelles si la réunion se déroule dans un lieu partagé ou dans un espace de co-working.

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