Comment bien préparer son événement d’entreprise ?

Préparer son événement d’entreprise n’est jamais chose aisée : comment choisir les invités, les prestataires, comment bien communiquer, comment éviter les imprévus. Et d’ailleurs, quel type d’événement voulez-vous organiser ? Même si cela peut vous paraître simple de prime abord, il arrive souvent que l’organisation  de votre événement devienne un véritable casse-tête. Alors, on vous livre ici les clés du succès !

Définir son projet

La première question à se poser est bien sûr : pourquoi organiser un événement d’entreprise ?

Est-ce pour réunir et rapprocher vos collaborateurs ? Dans un objectif de Team Building ? Pour un simple moment de retrouvaille, un repas d’affaires, ou encore une fête de fin d’année… La liste des occasions est longue, mais dans tous les cas, il s’agit toujours d’un moment de détente et de convivialité.  L’événement d’entreprise est un bon moyen de véhiculer une image positive,  en écho à la culture de votre entreprise. C’est aussi  l’occasion de retracer le parcours et l’avenir de l’entreprise, de partager des idées, et de rebooster vos équipes.

En fonction de vos objectifs, vous pourrez dresser la liste de vos invités: un événement avec tous vos salariés ou un afterwork un peu plus intimiste…

Etablir son budget

Sans tomber dans l’excès, il est important de ne pas être avare sur le budget alloué à votre événement. Si vous souhaitez qu’il ait du succès, le budget doit être réparti intelligemment sur les différents domaines. Dans un premier temps le lieu mais aussi les prestataires (ambiance, traiteur, vestiaire, sécurité, son et lumière, etc).

Établissez votre budget et demander plusieurs devis pour chaque domaine afin de d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Attention : certains lieux ne permettent pas de choisir ses propres prestataires.

Planifier la date et le lieu idéal

Le choix du lieu où votre événement sera organisé est primordial, car il sera le reflet de votre événement. Plutôt champêtre ? Orientez-vous vers un jardin ou un parc. Vous optez pour quelque chose de plutôt moderne? Pourquoi pas un cocktail dînatoire sur un rooftop ? Vous l’aurez compris le lieu doit être choisi en fonction de la nature de votre événement et des invités attendus. Vous devez savoir si l’événement se déroule plutôt en soirée ou en journée, s’il faut réserver un lieu avec une capacité d’accueil plus ou moins importante…  Faites attention cependant à réserver longtemps à l’avance car certains lieux sont très prisés.

Pour choisir la date, pensez à opter pour un jour en semaine, le mardi ou le jeudi, et hors vacances scolaires, pour être sûr d’attirer le plus de collaborateurs ou d’invités. Une fois que la date est choisie, n’oubliez pas de vérifier s’il n’existe pas un autre événement ce jour-là qui pourrait vous faire de l’ombre !

Après avoir réalisé tous ces choix, vous pouvez commencer à rédiger votre cahier des charges. Qu’il soit pour vous-même ou pour une agence d’événementielle. 

Choisir ses prestataires

Le choix des prestataires définira la réussite de votre événement. En fonction du type d’événement que l’on organise, un ou plusieurs prestataires devront intervenir : il faut y penser lors de l’établissement du budget. Certaines salles vous fourniront un service clé en main (traiteur, vestiaire, sonorisation et sécurité). Sinon c’est à vous de trouver les prestataires idéaux qui rendront votre soirée unique.

Vous pouvez aussi faire appel à une agence événementielle pour gagner du temps et surtout gagner en qualité. L’événementiel reste une activité professionnelle et un événement  peut parfois nécessiter l’aide d’experts pour que le succès soit au rendez-vous !

Communiquer

Pensez à communiquer avant, pendant et après votre événement par mail, affichage ou de jolis cartons d’invitation.

Prévenez vos collaborateurs par mail avec un « Save the Date » un mois avant le Jour J afin de s’assurer le plus de disponibilités possibles. Selon la taille et l’importance de l’événement, vous pouvez éventuellement créer de jolies invitations pour motiver les participants.  Il faut également l’afficher à un endroit stratégique de l’entreprise pour favoriser sa visibilité.

Quelques jours avant l’événement, envoyez un rappel à tous vos invités pour s’assurer qu’ils n’oublient pas la date.

Le Jour J, vous pouvez communiquer sur les réseaux sociaux avec des photos ou des stories. Elles sont un bon moyen d’améliorer l’image de l’entreprise et la marque employeur.

Après l’événement, vous pouvez également créer un article de blog avec des photos et une rapide rétrospective pour votre site web.

Et après l’événement ?

Votre événement est passé, et même si tout s’est parfaitement déroulé, il est très important de récupérer un feedback de la part des participants. Dans l’organisation de vos futurs événements, ce feedback sera d’une grande aide : on gardera les éléments qui ont bien fonctionné et on ne refera pas les erreurs commises.

Vous pouvez simplement récolter les avis de chacun ou mettre en place un petit questionnaire de satisfaction (deux ou trois questions).

Pensez aussi à garder un bon contact avec les prestataires qui vous ont satisfait, vous pourrez les recontacter à l’avenir et même peut-être obtenir des faveurs pour les prochaines prestations.

Votre événement à PORT  RAMBAUD

Pour réfléchir à une nouvelle organisation ou mettre au point une innovation, pour développer un site web ou partager une vision, PORT RAMBAUD vous invite à réinventer votre événement d’entreprise. Pour nourrir votre réflexion, nous vous accompagnons avec des ateliers de créativité en design thinking, design culinaire, théâtre d’entreprise, coaching sportif, fab lab, etc.

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